Skattepliktiga överväganden
Den här artikeln tar dig igenom några av frågorna relaterade till personalkörare av personbilar.
Endast företagsanvändning är avdragsgill
Oavsett vem som kör bil eller vem som äger en bil, är det endast affärsutnyttjande av den bilen som är avdragsgill som en affärsutgift. Den som kör bilen måste ha goda journaler om körning för affärsändamål.
Affärsevenemanget måste registreras den dag det inträffade, och det måste innehålla detaljer om syfte, datum och plats eller körsträcka.
Du kan ge anställda en automatisk ersättning
De flesta företag ger anställda en automatisk ersättning för att ersätta dem för bekostnad av att köra bil för affärsändamål. Tillägget kan ges utöver att bilen ges till arbetstagaren.
Denna ersättning är inte skattepliktig för arbetstagaren, så länge som den ges genom en ansvarsfull plan. En ansvarsfull plan är en uppsättning förfaranden som ditt företag ställer in för att tillfredsställande redogöra för de pengar som ges till arbetstagaren. IRS vill försäkra sig om att du inte ger anställda fördelar, men att dessa är legitima affärskostnader som betalas av arbetstagaren och ersätts av dig.
Du måste använda en IRS-ansvarig plan
I grund och botten, för att ha en ansvarsfull plan, måste de automatiska utgifterna ha ett legitimt affärsändamål, arbetstagaren måste ge dig adekvata handlingar som visar företagsanvändning och belopp som spenderats och arbetstagaren måste återbetala eventuella överskott inom rimlig tid.
Den automatiska ersättning du ger anställda kan bestämmas med antingen standard IRS-räntan (annorlunda varje år) eller faktiska utgifter. Metoden du använder är upp till dig, med några begränsningar.
Om du inte sätter upp och använder en ansvarsfull plan, är eventuell ersättning eller ersättning du ger anställda för körning beskattningsbar för dem, och du måste inkludera ersättningsbelopp i deras lön och behålla skatter.
Anställd Användning av bil är ett arbetsvillkor
En arbetsförmånsförmån, enligt IRS, är "egendom och tjänster du ger till en anställd så att arbetstagaren kan utföra sitt jobb". Denna förmån är utesluten från arbetstagarens inkomster utgående från att arbetstagaren kunde ta avdraget på en personlig avkastning. När det gäller en företagsbil. Kom ihåg att det här är bara affärsanvändningen av bilen som är (a) tillåten som en affärsutgift och (b) inte beskattningsbar för arbetstagaren som en förmån.
Men personalanvändning av bilen av personliga skäl är inte avdragsgill som en affärsutgift, antingen för arbetstagaren eller för din verksamhet. Så här fungerar det här:
Personlig användning av en företagsbil är en skattepliktig fördel
I grund och botten är allt du ger anställda en skattepliktig nytta. Om du ger en anställd användningen av en bil, anses den personliga personliga användningen av IRS vara avgiftsfri för ersättning.
Intuit Payroll säger: "En del av bilens värde anses vara en del av arbetstagarens totala ersättning för skattemässiga ändamål." Du måste överväga värdet av denna förmån och visa det på arbetstagarens lön och, naturligtvis, hålla federala och statliga skatter och FICA skatter (Social Security and Medicare skatter) från detta belopp, samma som från andra löner och förmåner.
Bilar är listade egendom av ett företag
En sista anmärkning: Företagsfordon är i en särskild klass av fastigheter för affärsskatteändamål. De betraktas som börsnoterade fastigheter, som inkluderar egendom som kan användas både av affärs och personliga skäl.
Oavsett huruvida du ger bilen till en anställd eller använder den själv, om bilen används mindre än 50% av tiden för affärsändamål, kan du fortfarande dra av affärsverksamheten, men du måste använda rakavskrivningar.
Om du bestämmer dig för att ge en företagsbil till en anställd
Låt oss titta på ett exempel för att se hur allt av allt fungerar här:
Din verksamhet hyr en bil och ger den till Mary att använda för att köra bil.
Mary måste behålla goda uppgifter om splittringen mellan företag och personligt bruk och ge ditt företag detaljerade rapporter. För detta ändamål, låt oss säga att hon driver 50% för företag och 50% för personliga ändamål.
Oavsett vem som kör bilen är hyran i bolagets namn, så hyreskostnaden är avdragsgill som en affärskostnad, men endast i den utsträckning den används för affärsändamål. (Om bilen köps är avskrivningen på bilen avdragsgill, endast för affärsdelen av användningen.)
Om du ersätter Mary för företagets körkostnader, behöver du inte betrakta denna ersättning beskattningsbar om du har en ansvarsskyldig plan, som beskrivits ovan.
Men värdet av bilen för den personliga körtiden måste ingå i Marias inkomster (och källan gäller). Om den månatliga leasingavgiften på företagets bil Mary körs är $ 500 måste du inkludera $ 250 per månad i hennes lönecheck.
Varför det är viktigt att hålla bra poster på företagsanvändning
Som du kan se från ovanstående diskussion är det väldigt viktigt att föraren av företagets bil behåller utmärkta register för att bevisa hur mycket företag som kör.
Detta bevis behövs:
- Så du kan ersätta medarbetarnas körkostnader och behöver inte inkludera dessa i arbetstagarens lön
- Att bevisa affärsverksamhet så att du inte behöver inkludera den här delen av bilens värde i anställdas lön,
- Så du kan dra av mer avskrivningskostnader och
- Så du kan använda mer av värdet av bilen för dina andra affärskostnader.
Mer information i IRS-publikationer
- IRS-publikation 535 - Avdrag för affärsutgifter
- IRS Publication 15-B - Arbetsgivarens Skatteguide till Fringe Benefits
- IRS-publikation 463 - Rese-, underhållnings-, present- och bilkostnader
- IRS Skattämne 510 - Företagsanvändning av bil
Ansvarsbegränsning: Denna artikel gäller endast för allmän information. Det är inte avsett att vara skatt eller juridisk rådgivning. Kolla med dina skatte- och finansrådgivare innan du börjar ge anställda nycklarna till personbilar.