Tillbringa din tid att tjäna pengar, inte redo för det.
- Kommissionens inkomster
- Fastighetsavgifter och avgifter kostnader
- Fastighetsutbildningskostnad
- Kontorsutgifter
- Marknadsföring och reklamkostnader
- Fordonsmängd och kostnader
Du kan ha mer eller bryta ner dem i underkategorier. Poängen är att vi verkligen inte har eller ett mycket komplext redovisningssystem, men många av oss spenderar alltför mycket tid och ansträngning för att hålla reda på våra utgifter. Över tiden finns det en direkt korrelation mellan hur detaljerade våra system är och hur lax vi brukar bli att hålla sig uppdaterade med. Sen i slutet av året spenderar vi många sena kvällstimmar och försöker samla in kvitton och matar in en lång lista med poster.
Det borde vara ett enklare sätt ... och det finns det.
Vad du behöver i ett system
Det perfekta systemet bör låta dig avsluta varje dag med alla dina uppgifter aktuella. Det ska ta mindre än 10 minuter om dagen. Allt borde hamna i en databas med liten eller ingen typ som krävs, systemet ska vara tillräckligt enkelt för att du saknar några utgifter. Dessa två system täcker de flesta av dessa baser.
Freshbooks
Det finns gott om online-bokföringssystem där ute, inklusive de mycket populära QuickBooks-produkterna, men FreshBooks.com har mycket att göra för det.
Om du gör kvartalsvisa skattebetalningar kommer du att älska hur FreshBooks skapar en vinst- och förlustrapport på begäran så att du kan se hur du gör det här kvartalet eller året. Det finns också en app för din smartphone så att du kan hålla koll på dina utgiftsuppgifter i flygningen. Det finns helt enkelt inget behov av att skapa och underhålla filer per månad, behåll alla kvitton i mappar.
Tekniken gör att du kan kasta dem alla i en "låda" som du inte behöver gräva genom senare för att hitta vad du vill ha.
Du kan konfigurera FreshBooks för att integrera med dina bank- och kreditkortskonton för att automatiskt importera utgifter. Detta sparar massor av tid och ansträngning. Du kommer också att sakna färre utgifter på detta sätt.
Men hur håller du på med alla de små kvitton, många för kontantbetalningar, som du samlar under din arbetsdag? Det här är där Evernote kommer in.
Evernote
När du införlivar den kostnadsfria versionen av Evernote kan du använda din smartphone för att ta ett foto på bekostnad eller kvitto och spara det automatiskt till en expense-anteckningsbok på Evernote Cloud-kontot. Detta synkroniseras med skrivbordsversionen och Android eller iPhone apps också. Dina anteckningar och utgifter är med dig överallt du går.
Skönheten i Evernote är att du kan uppgradera den för att automatiskt indexera texten som visas i fotografierna. Om du köper skrivarbläck hos Walmart med kontanter behöver du inte oroa dig för att hålla reda på det lilla registreringsbeviset. Ta bara ett foto med Evernote-kameran. Den kommer automatiskt att ange den i Anteckningsboken eller en annan anteckningsbok av ditt val.
Evernote kommer att indexera texten inom några minuter. Låt oss säga att du måste hitta bevis på denna kostnad senare, kanske för återbetalning av mäklare. Du kan öppna Evernote i någon av dina enheter och skriva in "Walmart" tillsammans med mängden eller annan text, till exempel "skrivarbläck", för att dra upp kvittot.
Tekniken gör att våra företagsutgifter lättare kan spåras och lokaliseras senare. Vi gör inte våra pengar redovisning. Vi jobbar med våra kunder och kunder. Använd dagens stora teknikverktyg för att frigöra mer tid att tjäna pengar istället för att göra redovisning för det.