Åtgärder för hantering av hyresrättsklagomål

Öka dina chansar för framgång

När hyresgäster har ett problem på sin hyresfastighet kommer de att klaga till hyresvärden. Dessa klagomål behöver inte alltid orsaka konflikter mellan hyresvärd och hyresgäst. Det finns steg som en hyresvärd kan ta för att hantera dessa klagomål framgångsrikt. Här är fem sätt som en hyresvärd kan hantera hyresgästen.

Innan du lär dig hur du hanterar ett hyresgästklagomål, här är två försiktighetsåtgärder :

1. Varje situation är unik : Människor har olika personligheter och olika utlösningspunkter, så det kan vara svårt att mäta hur en person kommer att reagera när de träffas med konflikter.
   

1. Placera dig inte i en situation där du känner osäker: Om du någonsin känner att din säkerhet är i fara, måste du ta bort dig från situationen. Förhoppningsvis kommer det aldrig till denna punkt, men om det gör det, måste du komma undan och samråda med de behöriga myndigheterna, om det behövs. Det är ingen mening att sätta ditt liv eller din karriär i fara på grund av en hyresgästkonflikt.

5 steg för framgångsrikt hantering av hyresrättsklagomål

Det finns oändliga saker som hyresgäster kan klaga på. Oavsett vad klagomålet handlar om, bör du inte ändra det sätt på vilket du som hyresvärd svarar på klagomålet.

Att vara förstående, lugn och professionell kommer att ha stor effekt på och din förmåga att lösa problemet framgångsrikt. Medan du kanske måste justera ditt svar något beroende på typ av klagomål, finns det vissa steg du alltid bör ta.

Steg 1: Lyssna på klagomålet

Ett sätt att komma till en lyckad upplösning är att faktiskt lyssna på vad din hyresgäst säger till dig.

Att vara respektfull och förståelse av hyresgästens problem kan bidra till att hålla hyresgästen lugn och hjälpa dig att vara mer mottaglig för sitt problem.

Till exempel kan du vara medveten om ett litet takläckage som uppstår i badrummet när det är stort regn. Om hyresgästen ringer för att berätta för dig att det finns läckage i badrummet, kan du avvisa det som läckan du redan är medveten om som behöver fixas.

Men om du inte ställer frågor om läckans exakta plats och styrkan i vattenflödet kommer du inte att inse att det här inte är läckan du redan är medveten om, det är faktiskt ett brastört som behöver fixas omedelbart. Så bör du alltid lyssna noggrant på hyresgästens exakta klagomål och fråga efterföljande frågor så att du vet exakt vad som händer.

Steg 2: Finns

Om en hyresgäst känns som om du aldrig är tillgänglig kommer de lätt att bli frustrerad. Det här är inte att säga att en hyresgäst ska kunna nå dig 24 timmar om dygnet, varje dag i veckan.

Du borde ha normala öppettider när en hyresgäst kan kontakta dig, till exempel från 9:00 till 6:00 på vardagar. Under dessa timmar bör du snabbt svara på hyresgästen telefonsamtal eller e-postmeddelanden.

Du bör meddela att hyresgäster inte bör kontakta dig utanför dessa timmar om det inte är en nödsituation. Var noga med att ha en beredskapsplan på plats på din fastighet så dina hyresgäster vet vad som anses vara en verklig nödsituation och vad som kan vänta till normala öppettider.

Steg 3: Adressklagomål i tid

En annan viktig faktor är hur snabbt du svarar på hyresgästens problem. Beroende på hur allvarligt deras klagomål är, behöver du inte nödvändigtvis släppa allt för att åtgärda det, men du behöver lösa problemet inom en rimlig tid.

Ett läckage eller brutet ytterdörrlås måste sättas omedelbart, medan saker som ett brutet kökshandtag eller sprickad kakel kan vänta ett par dagar.

Steg 4: Visa äkta oro

Att avvisa en hyresgästs oro är ett snabbt sätt att skapa fientlighet. Oavsett hur du känner till hur giltigt ditt klagomål är, måste du alltid få dem att känna att deras klagomål är viktigt och att du kommer att göra allt för att fixa det så snart som möjligt. Du vill att hyresgästen känner att du är på deras sida, snarare än att vara deras onda hyresvärd nemesis.

Steg 5: Var professionell

Du måste alltid bedriva dig på ett professionellt sätt. Det här är ditt företag och du kan inte låta känslor förgöra ditt omdöme.

Om en hyresgäst skriker, skrika aldrig tillbaka. Förbanna inte. Lägg inte dig själv i juridisk fara genom att hota eller ta till sig taktik som att ignorera underhållsförfrågningar eller fiska med en hyresgästs verktyg .

Det är ditt ansvar att hålla dig lugn hela tiden.

Vanliga typer av hyresrättklagomål:

Denna lista är inte på något sätt omfattande de klagomål som hyresgästen kan ha, men det utgör några av de vanligaste frågorna som hyresvärdar måste hantera.

1. Bullriga grannar
2. Underhållsproblem
3. Skadedjurproblem
4. Pet Problem
5. Renlighet av egendom / hyresgäster