Styrelseledamöterna kan inte låta sina personliga intressen störa de beslut de fattar som styrelseledamöter. Så, nästan alla företag har intressekonfliktpolicyer och uttalanden som de kräver att chefer ska skriva under.
Vad är en intressekonflikt?
Några exempel på situationer som kan leda till en intressekonflikt för en företagsstyrelseledamot:
- Om styrelseledamoten har ett utomstående affärsintresse i ett företag som konkurrerar med det företag där han eller hon är styrelseledamot
- Om styrelseledamoten är behörig att fatta beslut som kan påverka priset på bolagets aktie
- Om styrelseledamoten har kännedom om en kommande företags fusion eller förvärv eller försäljning.
- Om en styrelseledamot är i ett personligt förhållande med en anställd i företaget.
Observera att det kan vara ett brott som är inblandat. Det är oftast bara utseendet av oegentligheter eller intressekonflikter som orsakar problem.
När ska man förbereda en intressekonfliktpolicy
En intressekonfliktpolicy ska utarbetas av ditt företags advokat och undertecknas av alla styrelseledamöter vid det första (organisatoriska) styrelsemötet eller när de ingår i styrelsen.
Ingen styrelseledamot bör tillåtas att tjäna utan att underteckna denna policy.
Styrelsens ledamöter
En intressekonfliktpolicy bör beskriva styrelsens ledamöters uppgifter:
- Förvaltningsuppdrag, för finansiella och juridiska frågor. Förvaltningsfrågor innebär ansvar för att ta hand om affärsintressen. Detta förvaltningsansvar omfattar alla övriga styrelsens ansvar.
- Tjänstens lojalitet, sätter styrelsens ansvar över andra externa intressen
- En sekretessskyldighet, privata handlingar och information från styrelsemöten och företagsverksamhet.
Utanför intressen
Politik för intressekonflikter kräver att styrelseledamöter ska avslöja externa intressen som står i strid med företagets intressen. Dessa potentiella intressekonflikter innefattar relationer eller ansvar (personliga, ekonomiska och andra). Policyn tillåter styrelseledamöter att hålla en direktör från att delta i en diskussion, rapportering eller omröstning om en fråga. Medlemmet kan också återanvända (ursäkta) sig själv från den frågan.
Fortsatt intressekonflikt
Om en intressekonflikt är signifikant, pågående och oförenlig och om den hindrar individens förmåga att utföra arbetsuppgifterna, ger en intressekonflikt rätten till att organisationen rätt att ta bort personen från positionen.
Typisk intressepolicy
En intressekonfliktpolicy för en styrelse kan innefatta:
- Definitioner, såsom "intresserad person" och "ekonomiskt intresse"
- Diskussion om skyldigheten att avslöja och avgöra om en intressekonflikt existerar
- Förfaranden för att hantera intressekonflikten, av individen eller styrelsen
- Vad händer om styrelsen bestämmer eller har rimlig anledning att tro att en överträdelse av intressekonflikter har inträffat
- Diskussion om reglerkompensation från organisationen och dess effekt på styrelsens funktion
- Ett krav på årlig granskning av intressekonfliktskampanjen, utlämnande av externa intressen och omregistrering av politiken.
Den undertecknade intressekonfliktpolitiken för varje styrelseledamot är en del av företagsregistret och måste förvaras i företagsregisterboken eller -filen.