Icke-överensstämmande rapportpunkter
En rapport om bristande överensstämmelse ska användas förberedd och måste åtminstone innehålla följande uppgifter:
- Vad är huvudorsaken eller vad då fel?
- Varför jobbet inte uppfyller specifikationerna
- Vad kan man göra för att förhindra att det händer igen
- Förklarande korrigerande åtgärder vidtas
- Nyckelaktörer som är involverade i NCR och specifikationer som berörs av NCR
När ska man utfärda en icke-överensstämmelsesrapport
Byggbranschen använder regelbundet NCR som ett sätt att spela in och hålla reda på arbete som utförs som inte uppfyller standarder eller specifikationer. Följande scenarier är de vanligaste situationerna som kommer att kräva utfärdande av en NCR:
- Arbete som inte byggdes enligt vad som anges i den godkända utgåvan för byggritningar
- Arbete som inte uppfyller angivna toleranser enligt projektspecifikationerna.
- Arbete som utförs med icke godkända metoder eller standarder
- När test- och inspektionsplanen inte följs enligt överenskommelse
- När testresultaten visar att produkten inte uppfyller fastställda och godkända standarder
- När ett material används och inte har godkänts som en ersättare (lika eller liknande)
- När designen inte är korrekt och inte representerar aktuella fältförhållanden
- När det godkända förfarandet inte följdes och kvalitetsfel identifierades av projektgruppen.
Vem är ansvarig för att utfärda rapporten om bristande överensstämmelse?
Icke-Conformance Report, beroende på situationen, kan utfärdas av någon av projektgruppens medlemmar.
Den ska presentera ett icke-diskutabelt faktum, tydlig och med tillräcklig säkerhetskopiainformation som stöder fordran. Det är viktigt att fastställa sedan dag ett, vilka villkor ska uppfyllas för att utfärda NCR. När reglerna har fastställts och gränser har fastställts är det säkert att utfärda NCRs men viktigaste för att hålla reda på det och kunna stänga NCR. Rapporter som inte överensstämmer ska användas som inlärnings- och träningsverktyg för att undvika att situationerna händer igen.
Icke-överensstämmande rapportkonsekvenser
Även om det är mycket viktigt och hälsosamt att utfärda NCRs vid rätt tidpunkt, är det också klokt att säga att NCRs kan också ta med andra problem i kontraktet. Ibland kan NCRs ses av finansiella institut som röda flaggor eller kan identifieras som dålig prestationssituation av entreprenören , så det kan eventuellt få ekonomiska konsekvenser för framtida projekt. I vissa situationer kan NCR: s öppna dörren för fordringar och till och med ytterligare skiljeförfarande. NCR: s kan också leda till förseningar i byggprocessen när ytterligare resurser behöver tas för att rätta till de situationer eller områden som påverkas av rapporten om bristande överensstämmelse. Det finns mycket pappersarbete och forskning i samband med en NCR, eftersom den som utfärdar rapporten behöver samla information, specifikationer, standarder och listprocedurer som påverkades av situationen.
Vad ska man göra när man får en NCR?
Om du är mottagare av NCR måste du agera snabbt och åtminstone följ dessa steg för en snabb upplösning:
- Möt med den person som utfärdar NCR
- Genomför korrigerande åtgärder och se till att problemet genom en inspektionsprocess har lösts.
- Svara genom ett formellt brev eller dokumentera processen på vad som var den åtgärd som utlöste NCR, dokumentera åtgärden för att lösa problemet, förklara de åtgärder som vidtagits för att förhindra att detta händer och sist men inte minst, se till att din motpart är överens och tecken på din handlingsplan.