Men de kan också stava katastrof även för erfarna presentatörer om du gör något av dessa viktiga Powerpoint-misstag. Nyckeln till framgång är att se till att ditt bildspel är ett visuellt hjälpmedel och inte en visuell distraktion .
För bästa möjliga resultat undviker du dessa vanliga "sju dödliga synder" i Powerpoint-presentationer.
1. Skjut övergångar och ljudeffekter.
De blir fokus för uppmärksamhet, som i sin tur distraherar publiken. Ännu värre, när en presentation som innehåller flera effekter och övergångar körs på en dator mycket långsammare än den som den skapades på, är resultatet en trög, nästan komisk uppspelning. Sådana gimmick förbättrar sällan det budskap du försöker kommunicera. Om du inte presenterar vid en science fiction-konvention, lämna ut den laserstyrda texten!
Lämna fade-ins, fade-outs, torkdukar, persienner, lösningar, kontrollpaneler, skärningar, lock och splittringar till Hollywood-filmskapare. Även "bygger" (textlinjer som visas varje gång du klickar på musen) kan vara distraherande. Fokusera på ditt meddelande, inte tekniken.
2. Standard Clipart.
Död mot skärmbönor! Powerpoint används nu så mycket clipart som medföljer det har blivit en "visuell kliché". Det visar brist på kreativitet och en trött efterlevnad av en standardform.
Först, se till att du behöver grafik för att förbättra ditt meddelande. Om du gör, använd dina egna skannade fotografier eller bättre grafik från företag som PhotoDisc.
Skärmfångst kan lägga till realism när du presenterar information om en webbplats eller ett datorprogram. Två populära skärmupptagningsprogram är Snagit (www.techsmith.com) för Windows och Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) för Macintosh.
Båda är tillgängliga som shareware.
3. Presentationsmallar.
En annan visuell kliché. Mallar tvingar dig att passa dina ursprungliga idéer till någon annans förpackade mögel. Mallarna innehåller ofta distraherande bakgrunder och dåliga färgkombinationer. Ta upp en bra bok på webbgrafik och tillämpa samma principer på dina bilder. Skapa ditt eget distinkta utseende eller använd din företagslogotyp i ett hörn av skärmen.
4. Text-Tunga bilder.
Projicerade bilder är ett bra medium för att skildra en idé grafiskt eller ge en överblick. De är ett dåligt medium för detaljer och läsning. Undvik avsnitt, citat och till och med fullständiga meningar.
Begränsa dina bilder till fem rader med text och använd ord och fraser för att göra dina poäng. Publiken kommer att kunna smälta och behålla viktiga punkter lättare. Använd inte dina diabilder som högtalarens anteckningar eller för att enkelt beskriva en översikt av din presentation.
5. "Mig" Paradigmet.
Presentatörer skannar ofta ett bord eller en grafik direkt från sitt existerande utskriftsmaterial och inkluderar det i sina presentationer med bildspel. Resultaten är nästan alltid suboptimala. Utskriftsbilder är vanligtvis avsedda att ses från 8-12 tum istället för att ses från flera fot. Vanligtvis är de för små, för detaljerade och för textliga för en effektiv visuell presentation.
Detsamma gäller för teckenstorlek; 12-punkts teckensnitt är tillräckligt när texten ligger framför dig. I ett bildspel syftar du till minst 40 poäng typsnitt. Kom ihåg publiken och flytta cirkeln från "mig" till "vi". Se till att alla element i en viss bild är tillräckligt stora för att de ska kunna ses. Storlek spelar verkligen roll.
6. Läsning.
En muntlig presentation ska fokusera på interaktivt talande och lyssnande, ej läs av talaren eller publiken. Kraven på talat och skriftligt språk skiljer sig väsentligt. Talat språk är kortare, mindre formellt och mer direkt. Att läsa text förstör en presentation. En relaterad punkt har att göra med utdelningar för publiken.
Ett av dina mål som presentatör är att fånga och hålla publikens uppmärksamhet. Om du distribuerar material före presentationen läser din publik handböckerna istället för att lyssna på dig. Ofta beror delar av en effektiv presentation på att skapa spänning för att engagera publiken.
Om publiken kan läsa allt du kommer att säga är det elementet förlorat.
7. Tro på teknik.
Du vet aldrig när en utrustningstörning eller inkompatibla gränssnitt tvingar dig att ge din presentation på en annan dator. Var beredd att ha en säkerhetskopia av din presentation på en CD-ROM.
Bättre än det är ett kompakt-flash-minneskort med en adapter för PCMCIA-platsen i din anteckningsbok. Med det kan du ändå göra förändringar i sista minuten. Det är också en bra idé att förbereda några färgtransparenter av dina nyckelglas.
I värsta fall ser ingen teknik ut och du har inga visuella att presentera. Du borde fortfarande kunna ge en utmärkt presentation om du fokuserar på meddelandet. Alltid bekanta dig med presentationen, träna den och vara redo att engagera publiken oavsett vilken teknik som finns tillgänglig. Det är nästan en förlorad konst.
Dr Joseph Sommerville har tjänat titeln "The Presentation Expert" för att hjälpa professionella att designa, utveckla och leverera mer effektiva presentationer. Han är chef för Peak Communication Performance, ett Houston-baserat företag som arbetar över hela världen för att hjälpa professionella att utveckla kompetens inom strategisk kommunikation.